מוסד לימודים להשכלה גבוהה מתמודד עם תחומים שונים שבהם הוא נדרש לתת שירות. הדבר החשוב ביותר בנתינת שירות יעיל הוא לתת מענה מהיר לכל בעיה על ידי נציגי שירות שיוכלו לספק את המענה הזה. בכתבה הזו נרחיב על השירות של voicenter במתן שירות יעיל בניתוב שיחות המוסד.
בחירת נתב שיחות
כדי ליצור למוסד שלכם נתב שיחות יעיל, אתם צריכים לקבל שירות מקצועי מטעם ספק ותיק בשוק. ספק מנוסה יכול לבנות עוברכם מערכת יעילה לניתוב השיחות, כך שמבקשי השירות יוכלו לקבל את מבוקשם כמה שיותר מהר.
נתב שיחות
נתב שיחות הוא כלי שמאפשר לנו, בתור נותני שירות להעביר את השיחה לגרום הרלוונטי עוד לפני שבכלל ענינו לטלפון. נתב שיחות פועל בצורה אוטומטית, כאשר מבקש השירות מקבל הנחיות מדויקות שבסופו של דבר יובילו לכך שאת המענה הוא יקבל מהנציג שידע לענות על השאלה שלו בצורה הטובה ביותר.
מה היתרונות בנתב שיחות?
לנתב שיחות יש יתרון מרכזי בכך שהוא מאפשר ללקוח לקבל את השירות שבו הוא מעוניין, בלי לעבור בדרך הרבה מאוד נציגי שירות. לא פעם אנחנו נדרשים לקבל שירות מנציג מסוים, והוא מעביר אותנו בין כמה נציגים, ורק אחרי הרבה זמן אנחנו מגיעים לנציג שיכול לעזור לנו להתמודד עם הבעיה שעבורה התקשרנו.
נתב שיחות מדלג על כל התהליך הארוך הזה ובאופן ישיר מביא את הפונה אל הנציג שיכול לעזור לו לפתור את הבעיה. היעילות של הנתב מועילה כמובן לא רק לפונה אלא גם לנותני השירות. במקום להתעסק בהעברה אין סופית של שיחות, כל נציג מקבל ישר את השיחות שעימן הוא יידע להתמודד בצורה הטובה ביותר.
נתב השיחות מאפשר לכם גם להכשיר את העובדים שלכם כך שלכל עובד יהיה תפקיד מוגדר ואותו הוא יבצע בצורה הטובה ביותר. השירות שאותו תתנו בצורה הזו יהיה שירות יעיל במיוחד שיאפשר לכם לתת מענה מהיר ללקוחות שלכם, במקרה הזה הסטודנטים והסטודנטיות של המוסד.
מה חשוב לעשות כאשר מעצבים נתב שיחות?
כמובן שיש צורך להשקיע מחשבה רבה בבנייה של נתב השיחות. הדבר הראשון שעליכם לעשות הוא לחלק את התחומים השונים, ולהחליט כיצד לסווג את תחומי הפנייה. עבור כל תחום שעליו החלטתם, עליכם להקצות מספר נציגים שיוכלו לתת את המענה הנדרש לפניות בתחום הזה. כמובן שחשוב להשאיר גמישות מסוימת כדי שבמקרה הצורך תעבירו נציגי שירות בין התחומים.
בשלב השני עליכם לבצע בקרה שהנתב פועל באופן ברור, ושאכן כל מי שפונה למוקד שלכם מבין היטב כיצד להגיע אל הנציג שיוכל לתת לו את המענה הנדרש. זכרו שהנתב צריך קודם כל לעזור לתלמידים להגיע אל הנציג המתאים, ולכן העיצוב שלו צריך להיות בהתאם לקהל היעד הזה. כמובן שהקפידו על אפשרות לבחירת שפות לפי השפות שאותן דוברים התלמידים במוסד שלכם.
בקרה קבועה
הקפידו לבצע בקרה קבועה בעזרת משובים בקרב התלמידים ונותני השירות. כך תוכלו לזהות מהר תחומים שבהם המענה פועל בצורה טובה וניתן במהירות, וכמובן תוכלו לשפר את התחומים שבהם המענה איטי יותר. בקרה קבועה היא המפתח לכך שנתב השיחות יהפוך להיות כלי מרכזי בשיפור יעילות העבודה שלכם לאורך זמן.
לסיכום
עבור מכללות ואוניברסיטאות, נתב שיחות הוא כלי נהדר שיכול לעזור בשיפור של יעילות העבודה. נתב השיחות מאפשר לכם לתת מענה מהיר יותר לתלמידים שלכם, ולאפשר לנציגי השירות להיות עסוקים כל אחד בתחום המומחיות שלו. הקפידו על בקרה של נתב השיחות ובצעו תיקונים נדרשים.
